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上海ISO9001认证质量管理体系对文件的控制


在文件的控制当中,与上海ISO9001认证质量管理有关的文件有:质量管理体系文件、技术文件、外来文件。

上海ISO9001认证质量管理体系文件,包括质量手册、程序文件、质量计划、作业文件、质量记录。技术文件,包括产品图样、采购规范、工艺文件、检验规程、可靠性规范、产品说明书等。外来文件,包括法规文件、标准、供方的有关文件(如企业标准、检验规范)顾客提供的图样和工程规范等。

上海ISO9001认证标准要求:文件发布前,其适用性应得到批准。这个活动由一个经授权的责任人完成即可,这更适合于小型企业和服务类产品行业。对大多数企业来说,文件发布前应得到授权人员的审核和批准,审核是为了保证文件的正确性和适用性,属于技术性、业务性活动。批准是按程序在审核中取得多数一致意见情况下,批准颁布执行,属于行政性管理行为。

由此可见,当文件较复杂、涉及部门多以及企业规模较大时,宜将审核和批准的职责分离开来,由不同的责任者完成。这样做有利于保证文件的正确性和适用性。

对文件的一般要求:

A.清晰、易于标识和检索。有效文件的标识应且有唯一性,即文件编号、版次号、修改码应齐全。同时,根据需要还可加“作废”、“临时”、“外来”等印记。

B.适当的外来文件应予以标识和记录。为了便于检索,应进行文件分类并编制索引。

C.文件形式可以是书面的,也可以是任何媒体形式。

对文件有效版本的控制,有以下4个主要环节:

1、文件目录。应建立一个文件控制清,用于标识文件现行版本的状态,并可随时得到它。文件清单就是指各类文件目录,这个目录应标明现行有效版本的版次、修改码。用某个文件与目录加以比较,就可鉴别出是否有效版本。如果没有文件清单,则应建立一个相应的文件控制程序。

2、文件发放。在对质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所,均应得到相关文件的有效版本。这就要求制定一个各类文件的发放规定,以明确哪些部门应该得到此类文件。然后,应按规定发放,并留下发放记录。在这方面,许多企业只注重了企业内部的文件管理,但对相关方(如供方)所持有的文件未管理。应当注意文件不宜滥发,只发给“需要使用者”,而不发给“想要得到者”,这样做不仅可节约纸张,而且能使效版本的跟踪管理工作量最小化。

3、文件回收。应从所有发放和使用文件的场所,及时撤出作废文件。最稳妥的办法是将全部作废文件收回。但这有时有些困难,工作量很大。因此,允许采用其他方式进行控制,只要能确保不发生识用即可。如有的企业按受OEM市场的订货,这时图样由需方提供,每一次都按生产令下达任务并附有加工图样。一但该生产令完成,有关文件即宣告作废,因而图样的管理都是一次性的。有的公司的工作场所和供方分布在国内、外各地,实难做到全部文件收回,但是要确保文件修改通知单或换版的新文件能送达,在异地按到换版文件或通知单后能及时加以修订即可。

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